○福知山市公文書例
          平成5年3月10日訓令甲第8号
               庁中一般
各かい         改正             平成7年3月30日訓令甲第5号             平成14年3月29日訓令甲第10号             平成19年3月29日訓令甲第11号    福知山市公文書例  福知山市公文書例(昭和38年福知山市訓令甲第1号)の全部を改正する。  (目的) 第1条 この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、本市における公文書作成について  必要な要領及び基本となる書式例を定め、文書を標準化することにより、事務能率の向  上を図ることを目的とする。  (公文書作成の原則) 第2条 すべての公文書は、この訓令の定めるところによって作成しなければならない。  (公文書作成の要領及び書式例) 第3条 公文書作成の要領及び書式例は、別記第1及び別記第2に定めるところによる。    附 則 1 この訓令は、平成5年4月1日から施行する。 2 辞令文例(昭和30年福知山市訓令甲第1号)及び文書の左横書きの実施に関する訓令  (昭和35年福知山市訓令甲第6号)は、廃止する。    附 則(平成7年3月30日訓令甲第5号)  この訓令は、平成7年4月1日から施行する。    附 則(平成14年3月29日訓令甲第10号)  この訓令は、平成14年4月1日から施行する。    附 則(平成19年3月29日訓令甲第11号)  (施行期日) 1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。  (経過措置) 2 この訓令の施行の際この訓令による改正前の福知山市公文書例の書式例(以下「旧書  式例」という。)により使用されている書類は、この訓令による改正後の福知山市公文  書例の書式例とみなす。 3 この訓令の施行の際現にある旧書式例による用紙については、当分の間、これを取り  繕って使用することができる。 別記第1(第3条関係) 公文書作成の要領  公文書作成に関する具体的事項は、次に定めるとおりとする。  1 文体     公文書の文体は、原則として「ます」体を用いる。ただし、議案、法令、令達、    公示、辞令及び契約に類するものは、「である」を用いる。     文体は、口語文で統一し、簡潔でなければならない。  2 用字及び用語   (1) 用字      用字は、原則として漢字と平仮名を用いる。      外国の地名、人名及び外来語、外国語は片仮名書きとする。      公文書の表記については、原則として次の基準によるものとする。        常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)        改定現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)        送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)        法令用語の送り仮名の付け方(昭和34年12月4日法制局総発第134号法制        局次長通達)   (2) 用語      用語は、日常一般的に使用されているやさしい言葉を用い、音読する言葉で意     味の二様にとれるものなどは、なるべく用いない。      (例)        協調する(強調)=歩調をあわせる。        勧奨する(干渉)=すすめる。        衷心(中心)=心から。        潜行する(先行)=ひそむ。   (3) 数字及び記号の用い方    ア 数字の用い方       数字は、(エ)に掲げるものを除き、アラビア数字を用い、次のとおり使用す      る。     (ア) 数字の区切り方       数字の区切り方は、3位区切りとし、区切りには、「,」を用いる。ただし、      年号・文書番号・電話番号等特別なものには用いない。     (イ) 小数・分数及び帯分数の書き方       小数・分数及び帯分数の書き方は、次の例による。
   区分 
       良い書き方 
  悪い書き方 
小数 
   0.123 
      
   0・123 
   0,123 
分数 
 
  2分の1 
   1/2 
帯分数 
 
      
 
    (ウ) 日付・時刻及び時間の書き方
      日付・時刻及び時間の書き方は、次の例による。
   区分 
     日付 
   時刻 
   時間 
普通の場合 
(元号)2年1月1日 
  8時30分 
   8時間 
省略する場合 
(元号)2.1.1 
  8:30 
      
     (注)1 会議時間などを書く場合は、「自〜至」を用いないで、「・・から
         ・・まで」又は「〜」を用いる。
        2 記帳などで単に「月日」のみを簡略化して書く場合、例えば4月1
         日は「4.1」と書く。
    (エ) 漢数字の用い方
      漢数字は、次のような場合に用いる。
     a 固有名詞
        (例)九州 岡ノ一町 内記一丁目 二重橋
     b 概数を示す語
        (例)二・三日 四・五件 数十日
          (注)「二・三日」は「2〜3日」としてもよい。
     c 数量的な意味のうすい語
        (例)一般 一部分 四分五裂
     d 日常用いる慣用的な語(ひと、ふた、みと読む場合)
        (例)一休み 二言目 三月
     e けたの大きい数の単位として用いる場合
        (例)100万人 100億円
          (注)千百などの小さい数は、「単位 千円」といった使い方以外
          は用いない。
   イ 記号の用い方
    (ア) 記号の用い方は、おおむね次のとおりとする。
 記号 
  読み方 
      用い方 
    例 
  。 
  まる 
一つの文を完全にいい切ったとこ
ろに必ず用いる。括弧の中でも用
いる。 
  
  、 
  てん 
文章の中で、語句の切れ目に用い
る。助詞「て」「に」「を」「は」
「が」「も」の後には差し支えな
い限り用いる。「ただし」また「
なお」その他文章の初めに置く接
続詞の後には、差し支えない限り
用いる。 
  
  ・ 
 なかてん 
事物の名称を列記するときに用い
る。外国語又は外来語の区切りに
も用いる。 
条例・規則 
アプレ・ゲール 
  . 
 ピリオド 
アルファベットによる略語又はロ
ーマ字による略語及び単位(小数
点)を示す場合に用いる。ただし、
誤解を生ずるおそれがないときは
略称することができる。 
P.T.A 
123.4 
  , 
  コンマ 
数字の3けたごとの句切りに用い
る。 
123,456 
 ( ) 
  かっこ 
語句若しくは文章の後に注記を加
えるとき又は見出しその他の簡単
な独立した語句を掲記するときは、
( )を用いる。 
直ちに調査決定(
以下「調定」とい
う。)し、 
 「 」 
  かぎ 
字句を限定する場合その他用語又
は文章を引用する場合などにおい
てその部分を明示するときに用い
る。 
  
  … 
  点線 
語句の代用などに用いる。 
  
  : 
  コロン 
次に続く説明又はその他の語句が
あることを示す場合に用いる。 
単位:千円 
電話:2121 
  〜 
 なみがた 
時刻、場所、数量、単位など接続
的に示す場合に用いる。 
福知山〜京都 
第1号〜第5号 
午前9時〜午後5
時 
  ― 
 ダッシュ 
語句の説明や言い換えなどを行う
場合及び「番地」等を省略する場
合に用いる。 
赤―止まれ 
末広町1―1 
  〃 
 のの字書き 
表などで、数字や語句が同一であ
ることを示す場合に用いる。 
  
  → 
 矢じるし 
左のものが右のように変わること
を示す場合に用いる。 
車輌→車両 
    (イ) その他
     a 繰り返し記号「々」
        同じ漢字が続くときは、「人々」「国々」などのように「々」を用いる。
       ただし、「民主主義」など続く漢字が異なる場合には用いない。
        なお、「〃」「ゝ」は用いない。
     b 傍点及び傍線
        傍点は語句の上に、傍線は語句の下に付けて用いる。
        (例)
          そ(・)菜 か(・)ん(・)詰 能率的である。
     c 〔 〕(そでかっこ)・(( ))(ふたえかっこ)・『 』(ふたえかぎ)
      ・?(疑問符)・!(感嘆符)は、原則として用いない。
   ウ 見出し記号の用い方
      項目を細分する場合は、次の順に記号を用いる。ただし、項目の少ない場合
     は、「第1」を省き「1」から用いる。また、記号の横には、「、」を打たず
     1字分を空白とする。

 3 書式
   公文書は、原則として左横書きとし、書式の一般的基準は、おおむね次のとおりと
  する。
  (1) 共通事項
   ア 本文は、1字空けて書き出す。
   イ 「ただし」、「この場合」等で始まるものは、行を改めない。
   ウ 「なお」、「おって」書きは行を改め、次行の第2字目から書き始め、「なお」
    書きと「おって」書きの両方を用いる場合は「なお」書きを先に用いる。
   エ 1行の字数及び各行の間隔は、全体の釣合いを考え、適当な間隔を空けること。
   オ 「下記のとおり」として本文の下に置く「記」の位置は、左右の中央とする。
   カ 標題は、左右の中央に位置するよう配字し、少なくとも左右4字分は空けて書
    く。
     また、わかりやすい簡潔なものとし、原則として、その末尾に(照会)、(通
    知)等の文書の性質を表す言葉を括弧書にして書き加える。
   キ あて名に付ける敬称は、原則として「様」を用いる。
   ク 庁内文書に用いる発信者名及び受信者名は、原則として補職名のみとし、氏名
    及び公印は省略する。
   ケ 漢字に振り仮名を付ける場合は、その字の上に書く。
   コ 公印は、発信者及び施行者の氏名の末尾の字の右側に、若干の間隔(3〜5o)
    を空けて押す。
   サ 契印は、文章の上端の中央に、原議書を下にして押す。
  (2) 公示、令達文
   ア 公布文、制定文及び前文の初字は、第2字目とし、第2行目からは、第1字目
    とする。
   イ 公布文日付の初字は、第3字目とする。
   ウ 施行者の氏名は、その末字が文書の右端から第2字目となるようにする。
   エ 公示令達番号の初字は、第1字目とする。
   オ 題名は、左右の中央に配字し、少なくとも左右4字分は空けて書く。
   カ 条・項の記号の初字は、第1字目とし、条・項の記号と条・項文の初字との間
    は1字空け、条・項文の2行目からの初字は、第2字目とする。
   キ 条・項の記号を置かない文の初字は、第2字目とし、2行目からの初字は、第
    1字目とする。
   ク 号の記号の初字は、第2字目とし、号の記号と号文の初字との間は1字空け、
    号文の2行目からの初字は、第3字目とする。
     号を更に細分する場合は、細分に応じ記号と文を順次1字ずつ下げる。
   ケ 条文に見出しを付ける場合、見出しの初字は、第2字目とし、見出しを括弧で
    囲む。
   コ 附則の初字は、第4字目とし、「附」と「則」の間を1字空ける。
   サ 令達又は指令先のあて名の末字は、右端から第2字目とする。
  (3) その他の一般文書
   ア 文書番号は、その末字を終わりから第2字目とする。
   イ 日付は、その末字を終わりから第2字目とする。
   ウ あて名の初字は、第2字目とする。
   エ 発信者の氏名は、その末字を、公印を押印する場合には公印の後ろが1字分空
    くようにし、公印を押印しない場合には終わりから第2字目とする。
 4 公文書のとじ方
  (1) 公文書のとじ方は、左とじとする。ただし、特別の場合のとじ方は、次のとお
   りとする。
   ア 縦書きの文書のみをとじる場合は、右とじとする。
   イ 横書き文書と縦書きの文書を同時にとじる場合は、支障のない限り左とじとす
    る。
   ウ A4判用紙を横長に用いた場合は、上とじしても差し支えないが、一部分のみ
    の場合は、左とじとする。
 5 用紙
  (1) 用紙の規格
    用紙は、日本工業規格によるA4判(210o×297o)を用いる。ただし、別に規
   格の定めがある場合及び特に他の規格の用紙を用いる必要がある場合は、この限り
   でない。
  (2) 用紙の用い方
    用紙の用い方は、原則としてA4判用紙を縦長に用いる。
別記第2(第3条関係)
書式例
 1 議案・公示及び令達文書
  (1) 議案 別紙1
  (2) 条例 別紙2
  (3) 規則 別紙3
  (4) 告示 別紙4
  (5) 公告 別紙5
  (6) 告諭 別紙6
  (7) 訓令甲 別紙7
  (8) 訓令乙 別紙8
  (9) 達 別紙9
  (10) 指令 別紙10
 2 普通文書
  (1) 内部文書
   ア 起案 別紙11
   イ 報告 別紙12
   ウ 閲覧・回覧 別紙13
   エ 辞令 別紙14
   オ 願・届 別紙15
  (2) 往復文書
   ア 照会 別紙16
   イ 協議 別紙17
   ウ 請求 別紙18
   エ 督促 別紙19
   オ 回答 別紙20
   カ 通知 別紙21
   キ 依頼 別紙22
   ク 送付 別紙23
   ケ 報告 別紙24
   コ 諮問 別紙25
   サ 答申 別紙26
   シ 進達 別紙27
   ス 副申 別紙28
   セ 上申・内申 別紙29
   ソ 建議 別紙30
   タ 勧告 別紙31
   チ 申請 別紙32
   ツ 申出・申立 別紙33
   テ 願 別紙34
   ト 届 別紙35
   ナ 通達 別紙36 
   ニ 例規通達 別紙37
   ヌ 依命通達 別紙38
  (3) 証明書 別紙39
  (4) 契約書 別紙40
  (5) その他の文書
   ア 書簡 別紙41
   イ 請願 別紙42
   ウ 陳情・要望 別紙43
   エ 賞状 別紙44
   オ 表彰状 別紙45
   カ 感謝状 別紙46
   キ 式辞 別紙47
   ク 祝辞 別紙48
   ケ 告辞 別紙49
   コ 答辞 別紙50
   サ 弔辞 別紙51
別紙1 議案
  議案とは、地方公共団体の長又は議会の議員が、議会の議決を経なければならない事
 案について、議会に提出する案をいう。議会の議決を経なければならない事案は、法律、
 政令及び条例で個別に定められているもののほか、地方自治法第96条第1項各号に列挙
 されている。
 (1) 条例の制定

 (2) 条例の一部(全部)改正の場合

 (3) 条例の廃止の場合

 (4) 一般の場合

 (5) 人事関係選任・同意の場合

 (6) 報告の場合

 (7) 諮問の場合

 (注)議案等には、簡明な提案等の理由を付する。ただし、付する必要を認めないもの
   については、この限りでない。
 (8) 「議事事件目次」及び「予算・決算」の書式は、次のとおりとする。
  ア 議事事件目次

  イ 予算・決算

別紙2 条例
  条例とは、地方自治法第14条の規定に基づき、法令に違反しない範囲内で、市の事務
 及び行政事務処理に関し、議会の議決を経て制定するものをいう。
 (1) 制定
  ア 本則を条・項及び号で構成する場合

 (注)1 条例が制定できる事項の範囲は、地方公共団体が処理する事務に関するすべ
     ての事項である。
    2 地方公共団体において義務を課し、又は権利を制限する場合には、条例で規
     定することが必要である。また、法令において条例で規定することにしている
     事項については、条例で定めなければならない。
    3 条例又は規則のいずれかで定めるべき旨の法令の要求がない事項については、
     議会の議決事項であるものだけを条例で規定するのが通例である。
    4 長その他の執行機関の専属的権限に属する事項については、条例を制定する
     ことができない。
    5 条例と規則とは、規定事項を異にするので、原則として優劣はないが、条例
     の委任を受けて制定する規則、また条例を施行するための規則に対しては、条
     例が優先する。
    6 条例の制定又は改廃の議決があった旨の通知を受けたときは、その日から20
     日以内にこれを公布しなければならない。公布の手続き及び要領は、福知山市
     公告式条例による。
 (2) 全部改正

 (3) 一部改正
  ア 一つの条例を改正する場合

  イ 二つ以上の条例を一括して改正する場合

 (4) 一部改正の規定方法
  ア 改正する場合
   (ア) 題名を改正する場合

   (イ) 目次を改正する場合

   (ウ) 章(節)を改正する場合
     章名・節名等を改正する場合

     章・節等に含まれる条文を含めて改正する場合

   (エ) 見出しを改正する場合

 (注)見出しと条文中とに共通した字句を改める場合は、「第○条(見出しを含む。)
   中○○○○○」というように書く。また、条文の改正に伴う見出しの改正は、改正
   した見出しを改正条文に付しただけでよい。
   (オ) 条の全部を改正する場合
     一条のみを改正する場合

     連続する二つの条を改正する場合

     連続する三つ以上の条を改正する場合

   (カ) 項の全部を改正する場合

 (注)連続する三つの項又は三つ以上の項を同時に改正する場合は、条に準じて行う。
   (キ) 号の全部を改正する場合

 (注)連続する二つの号又は三つ以上の号を同時に改正する場合は、条に準じて行う。
   (ク) ただし書又は後段の全部を改正する場合

   (ケ) 条文中の各号を除いた部分を改正する場合

   (コ) 条文中の字句を改正する場合
     同一の条・項等の中の一つの字句を改正する場合

     同一の条・項等の中の二つ以上の字句を改正する場合

     二つ以上の条・項等に係る同一字句を改正する場合

   (サ) 別表又は様式を改正する場合
     別表又は様式の全体を改正する場合

     別表又は様式の一部を改正する場合

 (注)別表又は様式の中の字句を改正する場合も、これに準ずる。
  イ 追加する場合
   (ア) 条文を追加する場合
     条を繰り下げない場合

     条を繰り下げる場合

   (イ) 項を追加する場合
     条の末尾に追加する場合

   (ウ) 条の途中に追加する場合

 (注)項には枝番号を用いない。
   (エ) 号を追加する場合
     号を繰り下げない場合

     号を繰り下げる場合

     既存の号の最後に追加する場合

   (オ) ただし書又は後段を追加する場合

   (カ) 字句を追加する場合

   (キ) 別表又は様式を追加する場合
     別表又は様式の全体を追加する場合

     別表又は様式中において字句を追加する場合

  ウ 解除する場合
   (ア) 目次を削除する場合

   (イ) 章・節等を削除する場合
     章名・節名等を削除する場合

     章・節等を含まれる条文も含めて削除する場合

   (ウ) 条を削除する場合
     条を繰り上げない場合

 (注)末尾の条を削る例である。
     条を繰り上げる場合

   (エ) 項を削除する場合

     条の中間の項を削除する場合

   (オ) 号を削除する場合
     号を繰り上げない場合

 (注)末尾の号を削る例である。
     号を繰り上げる場合

   (カ) 字句を削除する場合

     別表又は様式を削除する場合
     別表又は様式の全体を削除する場合

 (注)末尾の別表(様式)を削る例である。
     別表又は様式中の一部を削除する場合

 (注)別表又は様式中の字句を削除する場合も、これに準ずる。
 (5) 廃止の場合
  ア 一つの条例を廃止する場合

  イ 二つ以上の条例を一括して廃止する場合

 (6) 附則の規定方法
  ア 施行期日に関する場合
   (ア) 公布の日から施行する場合

   (イ) 将来の特定の日に施行する場合

   (ウ) 公布の日よりさかのぼって適用する場合

   (エ) 一部の規定の施行期日を他の規定の施行期日と異なったものにする場合

   (オ) 施行期日を規則に委任する場合

  イ 経過措置に関する規定
   (ア) 罰則に関する規定

   (イ) 従前の法規による行為の効力に関する事項

   (ウ) 従前の一定の状態を新しく制定又は改正した条例で、ある程度容認する事項

   (エ) 従前の条例の規定の有効期間の延長に関する事項

  ウ 関係条例の改正に関する規定
   (ア) 関係条例を改正する場合

  エ 法規の有効期間又は終期を定める場合

別紙3 規則
  規則とは、地方自治法第15条の規定に基づき、普通地方公共団体の長が制定するもの
 のほか、個々の法令における個別的根拠に基づいて普通地方公共団体の委員会等が制定
 するものをいう。
  規則は、条例と同じく、国の法令との間に矛盾抵触することは認められず、法令に違
 反する規則は、無効とされる。
 (注)様式等については、「別紙2 条例」に準ずること。
別紙4 告示
  告示とは、法令等の規定又は権限に基づいて、行政処分その他決定した事項を広く一
 般に公示する場合に用いる文書をいう。
  告示は、公の機関が法令に基づいてする指令、決定その他の処分で公示を要するもの
 について、広く一般に周知させることを目的とするものであるから、不特定多数の相手
 方に対する公の意思の表示行為の性質を有し、法規的な性質は有しないが、実質的には、
 法の内容を補充する性質を持つ。
 (1) 例規の形式をとる場合

 (2) 一定事項の周知形式をとる場合

 (注)1 告示の書式としては、内容により例規の形式をとる場合と、例規の形式をと
     らず単に一定事項の周知形式をとる場合がある。
    2 公示文は、公示者の職・氏名の次に直ちに文書を書く。したがって「下記の
     とおり」とはしない。
別紙5 公告
  公告とは、告示以外で広く管内一般に公示すべき場合に用いる文書をいい、法令など
 により告示すべき旨が規定されている場合及び明文の規定はないが、不特定多数の者に
 一定の事実を知らせる場合に用いる。告示と公告の違いは、それが行政処分に関するも
 のである場合は告示の形式を用い、単なる事実を知らせるだけにすぎない場合は、公告
 の形式を用いる。

 (注)公告のほかに広告があるが、広告は単に広く知らせるという意味にとどまり、原
   則として有権性がない。
別紙6 告諭
  告諭とは、市長が住民の福祉の増進のため、又は施策上特に必要とする一定の事項を
 一般に注意させるため告げるものをいう。

 (注)告諭には、サービスの意味で行うもの又は一般の注意を喚起するために行うもの
   と、法令に違反する事実等がある場合に行政処分等の予告行為として行うものとの
   2つがある。
別紙7 訓令甲
  訓令甲とは、市長が庁中一般又は特定の課若しくはこれらの職員に対し、事務処理又
 は一定の事項について令達するもので、例規となるものをいう。

 (注)訓令甲の書式は、例規文の書式に準ずる。
別紙8 訓令乙
  訓令乙とは、訓令甲に準ずるもので、例規とならないものをいう。

 (注)訓令乙は、職員を指導監督するため、上級の職員が発する命令文書で、職員の政
   治的行為の制限・禁止、庁中取締りなどについて特に必要と認められるとき発する。
別紙9 達
  達とは、市長が法令の規定又はその権限に基づいて、一方的に特定の個人又は団体に
 対して特定の事項を指示し、又は命令するものをいう。

 (注)1 達は、行政機関がその権限に基づいて、一方的に、特定の個人又は団体に対
     し、特定の事項を指示し、命令し、禁止し、また、いったん与えた許可・認可
     等の行政処分を取り消した場合に発する文書であり、指令が相手方の申請に基
     づいて行われるのに対し、相手方の意思及び意思表示によらず一方的に行われ
     る。
    2 達は、住民に一定の義務を課し、また既に与えた権利や利益を奪ったりする
     ものであるから、原則として、法令の根拠なしには発し得ない。ただし、行政
     行為の取消しを命ずるものにあってはこの限りでない場合がある。
    3 令達先の書き方は、次のとおりとする。
     (1) 住所については、個人の場合は記入し、法人の場合は必要に応じ記入す
      る。
     (2) 敬称については、個人の場合及び法人格のない団体の場合の代表者名に
      付ける。
    4 達の作成に当たっては、それが法令に基づくときは根拠法令の題名、根拠条
     項、処分の理由を、また法令に基づかないときは、どのような理由で処分する
     かを明確に記載すべきである。
別紙10 指令
  指令とは、市長がその権限に基づいて、個人又は団体からの申請又は願いに対して、
 許可・認可等の処分を行うことをいう。
 (1) 許可・認可の場合

 (2) 補助金の交付指令の場合

 (注)1 指令には附款(行政庁が行政行為の効果を制限するためにつけ加える意思表
     示)をつける場合とつけ加えない場合がある。
    2 補助金の交付の場合にも指令を用いる。
      福知山市補助金交付規則第4条
       市長は、前条の規定による申請書を受理したときは、審査の上、補助金を
      交付する場合にあっては、その事業の事業費を決定し、申請者に対し、補助
      金交付の指令をするものとする。
      福知山市補助金交付規則第5条
       市長は、補助金を交付したものに対し、当該事業又は補助金の使用に関し
      必要な指示をすることがある。
    3 指令先の書き方は、次のとおりとする。
     (1) 住所については、個人の場合は記入し、法人の場合は必要に応じて記入
      する。
     (2) 敬称については、個人の場合及び法人格のない団体の場合の代表者名に
      付ける。
別紙11 起案
  起案とは、地方公共団体の意思を決定し、これを具体化する基礎となる案文を作るこ
 とをいう。
  起案の目的は、事案をいかに処理するかについてその行政機関の意思を形成すること
 であり、起案書はその行政機関の意思を形成するための手段である。したがって、起案
 書は、その地方公共団体の長の承認を受けると、長の意思を表明する文書となり、これ
 によって担当課では事案の処理ができるようになる。
 起案に当たっての留意事項
1 起案の前に
 (1) 起案の理由、内容、処理方針を正確につかむ。
  ア 上司の意図を正確につかむ。
  イ 関係者とよく打合せをする。
 (2) 情報を広く収集し、整理する。
  ア 裏付けとなる事実、前例、関係法令を調べる。
  イ 他市の実例等関係のある資料を調べる。
 (3) 起案文のアウトラインを考える。
  ア 起案の目的に合わせて重点をどこに置くかを考える。
  イ 内容と書き方の順序を考え、十分案を練る。
2 起案に当たって
 (1) 正しい意思決定が行われるように見やすく書く。
  ア 要点を簡潔に箇条書にする。
  イ 起案文が長くなるときは、結論を先に書き、次にその経過や理由を書く。
 (2) 定められた書式に従って書く。
  ア 定められた用紙に書く。
  イ 常用漢字及び現代仮名づかいを用い、かい書で丁寧に書く。
 (3) 資料は、整理して添付する。
  ア 図形、図式化するなど見やすく書く。
  イ 口取紙で適当に見出しを付ける。
3 起案の後で
 (1) 形式の点検
  ア 決裁区分に誤りはないか。
  イ 合議先は適当か。
  ウ 用字・用語に誤りはないか。
 (2) 内容の点検
  ア 議決を必要とする事項ではないか。
  イ 法令に抵触しないか。
  ウ 予算又は財源はどうか。
  エ 慣例、前例に反しないか。
(その1)起案用紙の用い方
 説明事項に※印がついている欄には、主管課であらかじめ必要事項の記入を要するもの
である。
1 公示・令達・契約番号
  番号簿により文書の種類ごとに年度で更新する一連番号をつける。
2 文書番号
  主管課の記号・文書分類表に定める分類記号・回答文書の記号を順次記入する。
3 ※ 決裁区分
  市長決裁・副市長専決・部長専決・課長専決のうち該当するものを○で囲む。
4 ※ 保存年限
  完結後において保存すべき年限を、保存年数で表示する。保存及び保管を要しないも
 のにあっては、「〇(ゼロ)」と表示する。
5 施行年月日
  施行を要するものにあっては、その文書の施行年月日を記入する。施行日は、総務課
 長が定めるが、特に指定する必要があるものについては、主管課長がこれを定めること
 ができる。この場合は、あらかじめその指定する年月日に記入しておく。
6 ※ 標題
  分かりやすい簡潔なものとし、往復文書の場合には、原則として、その末尾に(照会)
 ・(回答)などのように、その文書の種類(性質)をあらわすことばを「括弧」書きし
 てつけ加える。また単に「伺い文」のときは、(伺)と「括弧」書きしてつけ加える。
7 ※ 取扱い・施行上の注意
  起案書の取扱い及び文書の施行上の注意事項を記入表示する。
8 ※ 主管
  主管部・課・係・かい名、起案年月日、起案者の職種名又は補職名、内線番号及び氏
 名を記入・押印する。
9 ※ 合議
 (1) ※合議の順序は、その事案に関係が深い課を先にして合議課名を順次表示する。
 (2) 原案に不同意の場合は、不同意の理由及び意見を付せん用紙を用いて簡明に記載
  し、上司の決裁を受ける。
 (3) 合議を受けた課は、不同意等の理由をもって、いたずらに滞積しないようにする
  こと。
10 決裁
 (1) 決裁 市長又は専決者が押印する。
 (2) ※副市長欄には、市長決裁の場合は、両副市長名を、副市長専決の場合は、専決
  副市長名を市長欄の右隣に書く。
 (3) ※決裁過程に関係のない職名欄は、なるべく赤の斜線(左下から右上へ)をもっ
  て抹消する。
 (4) 代決権により決裁する場合は、代決権者において「代決」した旨を表示し、上司
  の閲覧を要するものにあっては「後閲」と表示しなければならない。
11 ※ 浄書・公印・発送
  単に「伺い文」のときは、必要がない場合が多いが施行及び発送を要するものにあっ
 ては、次のように明確に表示する。
 (1) ※数量 文書の浄書又は作成数量を表示する。
 (2) 浄書 浄書又は印刷を完了した月日及び実施者を表示する。
 (3) 校合 浄書又は印刷した文書を校合した者を表示する。
 (4) 公印 公印使用に際し、公印管守者が認承のため押印する。
 (5) 発送 発送の日時及びその責任者を表示する。
12 決裁済 決裁が完了した日付を表示する。



 (その2)伺い文、施行・発送を要する文書の起案方法

用い方の例
 (伺い文の場合)

 (施行・発送を要する文書の場合)

 (注)1 起案は、文書によってする上司に対する指揮の請求であるから、上司の決裁
     に当たっての判断を容易にするため、「読みやすく」、「分かりやすく」、「
     判断しやすく」するように起案全体をまとめること。
    2 また、内容は適法であることはもちろん、目的にそって最大の効果をあげる
     ように配慮するとともに、法制・行政・財政などの諸観点からあらかじめ十分
     な検討を加えておく必要がある。
別紙12 報告
  上司に事実を報告し、又は用務の結果その他を復命するものをいう。
 (注)1 報告は、所定の報告書様式を用いて行うが、所定の用紙によりがたい場合等
     は、すべて起案用紙を用いる。
    2 報告事項は、問題点を明らかにし、要領よくまとめ、上司の理解及び判断を
     容易にするよう記入すること。
    3 報告は、事案の処理が完了したときでなく、重要な経過についても、文書に
     より行うこと。
別紙13 閲覧・回覧
  閲覧・回覧とは、上司又は関係課に参考のため閲読を求めるものをいう。
 (注)1 閲覧は、原則的に軽い意味であり、それに基づき起案する。上司の指示を受
     けることは少ないが、文書の性質によりその必要がある場合は、その旨指示す
     ること。
    2 回覧は、課員相互に参考までに見せ合う場合又は二つ以上の課に関連する事
     項である場合、通知文書に代えて用いる。
別紙14 辞令
  辞令とは、職員の採用、昇任、降任、転任、分限処分、懲戒処分等の身分、給与等の
 異動について、当該職員に交付し、命ずる文書をいう。
  なお、委嘱状は、辞令の一形態であり、所管外の官公庁の職員及び民間人等に対し交
 付するときに用い、辞令には「委嘱します」という表現を用いる。ただし、法令で「任
 命」「選任」等と規定されている場合は、その語を用いる。
 (1) 任命の場合

 (2) 転任(職員を任命権者の異にする他の職に任命する場合)

 (3) 兼職(職員としての職を保有したままその職と同等の他の職に任命する場合)

 (4) 兼職解除(兼職中の職員の兼ねている職を解く場合)

 (5) 休職(職員の身分を保有させたまま職務に従事させない場合)

 (注)刑事事件に関し、起訴され休職にする場合は、期間の記入を要しない。

 (6) 復職(休職中の職員を職務に復帰させる場合)

 (7) 免職(職員の意に反して職員の職を免ずる場合)

 (8) 辞職(職員の自発的意思により職を退く場合)

 (9) 失職(地方公務員法第28条第4項の規定により、職員としての身分を失う場合)

 (10) 戒告(地方公務員法第29条の規定により、懲戒処分として戒告する場合)

 (11) 停職(地方公務員法第29条の規定により、懲戒処分として職務に従事させない場
  合)

 (12) 懲戒免職(地方公務員法第29条の規定により、懲戒処分としての職員の職を免ず
  る場合)

 (13) 職務復帰(停職・専従休暇又は派遣中の職員を職務に復帰させる場合。期間満了
  により復帰する場合を含む。)

 (14) 派遣(職員を他の機関に属する職務又は他の所属における職務に従事させる場合)

 (15) 特別職の選任の場合

 (16) 附属機関の委員の委嘱(任命)の場合

 (注)職員以外の者に交付する辞令については、敬称を付ける。
 (17) 附属機関の委員の解嘱(任)の場合

 (注)職員以外の者に交付する辞令については、敬称を付ける。
 (18) 非常勤特別職を任命する場合

 (19) 臨時職員の採用の場合

 (注)1 辞令には、市長印を押す。
    2 辞令は、辞令用紙を用い、句読点はつけない。
別紙15 願・届
  願・届とは、職員が服務上のことについて、許可(承認)を得るため願い出たり、又
 は服務上一定の事項について届け出るよう命ぜられている事項について届け出るものを
 いう。
 (1) 退職願

 (2) 住所変更届

別紙16 照会
  照会とは、相手方に対し事実・意見等について回答を求めるものをいう。

 (注)1 照会する事項がはっきり分かるように記載し、他の不必要な文章はできる限
     り省略する。
    2 照会事項が複雑な場合は、様式を定め又は記載例を示し、相手方が調査し、
     記入するに当たり疑問が生じないようにする。
    3 回答期限を定めるときは、調査等に要する期間を十分考慮し、無理のないよ
     うにする。
別紙17 協議
  協議とは、監督機関と関係機関、又は相手方と利害関係人が打合せ、又は相談するた
 めに発する文書をいう。

 (注)同意か否かの回答について期限を定める必要がある場合は、「なお」書きし、協
   議に係る事項の施行日が予定されている場合は、施行予定日を明記すること。
別紙18 請求
  請求とは、相手方に対し、調査等一定の行為を求めるものをいう。

 (注)1 事案によっては理由を明記し、根拠法令及びその条項を記載する。
    2 金銭及び経費負担の請求の場合は、所定の様式により行う。
別紙19 督促
  督促とは、相手方に対し、なんらかの処置を促し求めるものをいう。

 (注)督促は、普通の場合、上級者が下級者に対し又は相手方が当然果たすべき義務を
   怠ったときに行うものであるから、用法に十分注意すること。
   (照会に対する回答を促すような場合には、「督促」は使用しない。)
別紙20 回答
  回答とは、照会・協議・依頼等に対し、同意・承諾等の意見又は事実若しくは意見を
 答えるものをいう。

 (注)回答文は、できる限り箇条書にし、回答は、照会事項等のすべてについて行い、
   該当のない場合は、該当のないことを明記すること。
別紙21 通知
  通知とは、一定の事実、処分又は意見を特定の相手方に知らせることをいう。

別紙22 依頼
  依頼とは、一定の事柄を相手方に対し頼むことをいい、相手方の好意に期待するもの
 が多い。

 (注)再任の場合の例である。

 (注)講師の所属長に対する依頼の例である。

 (注)講師本人に対する依頼の例である。

 (注)依頼の場合は、用字・用語に十分注意し、礼を失しないようにすること。
別紙23 送付
  送付とは、物品等を相手方に送付し、受領を求めるものをいう。

別紙24 報告
  報告とは、ある事実を特定の人又は機関に知らせることをいうが、法令や契約に基づ
 く義務とされることが多い。また、個人や団体から行政機関に対して、下級の機関から
 上級の機関に対して、あるいは受任者から委任者に対して知らせる場合に用いられる。

別紙25 諮問
  諮問とは、一定の機関に対し、法令上定められた事項等について、調査・審議又は意
 見を求めることをいう。

別紙26 答申
  答申とは、諮問機関が諮問された事項について、意見を述べることをいう。

 (注)必要であれば、答申の理由を付記すること。
別紙27 進達
  進達とは、個人・団体等から提出された申請・願等を経由し、下級機関から上級機関
 に一定の事項を通知し、書類を送り届けることをいう。

 (注)参考意見を付け加える必要がある場合は、副申にする。また、単に経由するだけ
   で止める場合は、経由印を押して送付する。
別紙28 副申
  副申とは、申請・願等を進達する場合、経由機関が参考・意見を添えて具申するもの
 をいう。

別紙29 上申・内申
  上申とは、正当な理由がある場合、意見又は事実を上級行政機関等に対し申し出るも
 のをいう。
  内申とは、意見又はその事実を内々に報告し、人事の発令等機密上の処置を請うもの
 をいう。
 (1) 上申の場合

 (2) 内申の場合

別紙30 建議
  建議とは、諮問機関等がその属する行政機関やその他の関係機関に対し、将来の行為
 について自発的に意見や希望を申し出ることをいう。

別紙31 勧告
  勧告とは、行政機関が権限に基づき、ある機関又は人に対し、ある事柄をなすべきこ
 とを申し出て、その申出に沿うよう相手方の処置を勧め又は促すものをいう。

別紙32 申請
  申請とは、住民又は行政機関が、国又は地方公共団体の機関に対し、許可・認可・承
 認・補助金の交付その他一定の行為を求めることをいう。

別紙33 申出・申立
  申出・申立とは、行政機関に対し、ある特定の意思を表示したり、また裁判所に対し
 て当事者が特定の訴訟を要求するものをいう。
  書式 省略
 (注)申出にするか申立にするかは、法令の規定に示すところによる。
別紙34 願
  願とは、行政機関に対し、軽易な行為を請求するものをいう。
  書式 省略
別紙35 届
  届とは、行政機関に対し、一定の事柄を知らせるものをいう。
  書式 省略
 (注)権限のある行政機関から、ある行為について事前又は事後に一定の事項を届け出
   るよう命ぜられている場合に用いる。
別紙36 通達
  通達とは、上級行政機関が下級行政機関に、また上司が所属職員に対し、職務運営上
 の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に用
 いるものをいう。

 (注)通達は、通知行為にとどまらず訓令的性質を持つものであるから、これを受けた
   者は、その通達によって拘束される。
別紙37 例規通達
  例規通達とは、通達のうち、その内容が一時的なものでなく、将来引き続いてその通
 達によって定例的に処理すべきことを命じているものをいう。
  書式 省略
別紙38 依命通達
  依命通達とは、権限を有する行政機関が自らの名で発せず、その補助機関が命を受け
 て、その補助機関の名において発する文書をいう。

別紙39 証明書
  証明は、個人又は法人からの願や申出に基づき、特定の事実の真正又は法律関係の存
 在の有無を公に証明するために発する文書をいう。

 (注)証明文は、公の認識の表示として公の証明力をもたせるため作成するものである
   から、法令等で定められたものを除き、市長名とする。
別紙40 契約書
  契約とは、申込みと承諾という相対する二つの意思表示が合致することにより成立す
 る法律行為で、その二つの意思表示の内容の合致を具体的に表示し、証するため、取り
 交わすものをいう。

 (注)1 契約については、「福知山市財務規則」等に定めるところによらなければな
     らない。
    2 標題は、契約の内容が一見してわかるように「○○○○契約書」のようにす
     ること。
    3 本文には、契約の目的・金額・数量・履行期限・保証金額・契約違反の場合
     の保証金の処分・危険の負担方法・契約に関する又は履行上の紛争の解決方法
     その他必要事項を順次詳細に記載し、設計書又は仕様書・図面等のあるものは、
     これを添付する。
    4 相手方の住所・氏名は本人に記載させ、実印を押させるようにし、場合によ
     っては印鑑証明をとる。また相手方が代理人であるときは、委任状をとる。
別紙41 書簡
  書簡とは、権限を執行するために出すものではなく、単に案内・謝礼・あいさつ等に
 用いる儀礼的なものをいう。
 (1) 案内の場合

 (2) 謝礼の場合

 (注)書簡文には、原則として公印を押さない。
別紙42 請願
  請願とは、損害の救済、公務員の罷免、法律・命令又は規則の制定・廃止又は改正そ
 の他の事項に関し、国民が請願権に基づいて国又は地方公共団体の機関に対し、意見を
 述べたり希望を表明して、その注意を喚起するものをいう。
  書式 省略
別紙43 陳情・要望
  陳情・要望とは、公の機関に対し、特定の事項について適当な措置を講じてもらうた
 め、その実情を訴え、希望を述べるものをいう。
  書式 省略
別紙44 賞状
  賞状とは、市が主催又は共催する協議会・展覧会・品評会等で優秀な成績を収めたも
 のを賞するとき用いるものをいう。

 (注)1 賞状は、原則として縦書きとすること。
    2 書き出しは、一般文書のように1字分あけない。また、句読点も用いない。
    3 敬称は、原則として「様」を用いるが、必要に応じ、「殿」、「君」、「さ
     ん」を用いてもよい。
別紙45 表彰状
  表彰状とは、一般の模範となる個人・団体等の行為をたたえ、これを一般に顕彰する
 とき用いるものをいう。

 (注)書式については、賞状に準じる。
別紙46 感謝状
  感謝状とは、行政機関がその事務を遂行するに当たり、積極的に協力し、又は援助し
 た者に対し、感謝の意を表するとき用いるものをいう。

別紙47 式辞
  式辞とは、主催者が式典の初めに、その式典の意義、式典の中心となる内容などを述
 べる場合に用いる。
 (注)1 あいさつ文は、読み上げるものであるから、耳で聞いてよく分かる言葉を用
     い、特に「力点があり」「印象に残る」ものにすること。
    2 文章は、簡潔でしかも心のこもった表現にすること。
    3 式典の性格、読み上げる時間等を考慮して作成すること。
別紙48 祝辞
  祝辞とは、式典等に招かれた来賓が、その式典などを祝う言葉を述べる場合に用いる。
  書式 省略
別紙49 告辞
  告辞とは、学校、研修機関などの卒業式、終了式などでその機関の長が卒業生、終了
 生などに対し、別れの言葉、将来の心構え、激励などを述べる場合に用いる。
  書式 省略
別紙50 答辞
  答辞とは、告辞又は訓示を受けたものが、謝意、感謝、決意などを述べる場合に用い
 る。また、式典などで表彰を受けたものが、それに対するあいさつを述べる場合に用い
 られる場合もある。
  書式 省略
別紙51 弔辞
  弔辞とは、葬儀などに際し、個人の生前の業績、功労に対し、その死をいたみ、霊前
 において読み上げ捧げるものをいう。
  書式 省略